Czy protokół notarialny można podpisać z opóźnieniem?
Protokół notarialny jako czynność notarialna
Protokół notarialny jest jedną z czynności notarialnych wymienionych w ustawie Prawo o notariacie (dalej pr.not.). Artykuł 104 § 4 pr.not. nakazuje notariuszowi sporządzanie protokołów w formie aktu notarialnego.
Protokół notarialny jest jednak bardzo szczególnym aktem notarialnym. Notariusze sporządzają go m.in. w celu udokumentowania przebiegu walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek lub innych podmiotów. Notariusz sporządzający taki akt notarialny jest jednak tylko protokolantem. Protokołuje przebieg obrad, na który w zasadzie nie ma wpływu.
Rola notariusza sporządzającego protokół notarialny
W piśmiennictwie mówi się niekiedy, że notariusz protokołujący obrady pełni rolę „mądrej ręki”. Owa „mądrość” wynika z faktu, że notariusz jako profesjonalista powinien protokołować przede wszystkim okoliczności mające znaczenie prawne. Chodzi tu w szczególności o podjęte uchwały. Zdarzenia jurydycznie irrelewantne, zaistniałe w trakcie obrad, notariusz może pominąć.
Notariusz nie odpowiada za treść podjętych uchwał. Nie jest on ich autorem. Jego rola ogranicza się do czynności ich zaprotokołowania. W przypadku wątpliwości co do zgodności z prawem podejmowanej uchwały, notariusz powinien poinformować o tych wątpliwościach przewodniczącego. Nie może jednak zapobiec podjęciu kontrowersyjnej uchwały, jeżeli przewodniczący zarządzi głosowanie nad nią i zostanie ona przyjęta. Nie wolno mu także uchylić się od obowiązku jej zaprotokołowania.
Chwila podpisania protokołu notarialnego
Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 104 § 2 pr.not. protokół notarialny podpisują przewodniczący zgromadzenia oraz notariusz. Nasuwa się jednak pytanie o chwilę złożenia podpisów. Czy można je złożyć w terminie późniejszym? Na przykład w dniu następującym po zakończeniu obrad?
Odpowiedź na postawione wyżej pytania jest twierdząca. Natychmiastowe podpisanie protokołu notarialnego walnego zgromadzenie jest bardzo często technicznie niewykonalne. Notariusz protokołujący przebieg obrad nie korzysta z przysłowiowego „gotowca”. Tworzy akt notarialny obejmujący protokół zgromadzenia na bieżąco. Obserwuje i opisuje, co dzieje się na sali obrad.
Bezpośrednio po zakończeniu zgromadzenia notariusz dysponuje jedynie projektem protokołu. Przed jego podpisaniem musi go sprawdzić i poddać korekcie. Nie ma możliwości rzetelnego dokonania tych czynności na głośnej i z reguły rozentuzjazmowanej sali obrad. Najlepszym miejscem na spokojne dokonanie tych czynności jest zacisze kancelarii notarialnej. Może to jednak nastąpić dopiero po powrocie notariusza do niej, czyli najwcześniej po kilku godzinach lub nawet dniach.
Podsumowanie
Dopuszczalne jest podpisanie protokołu notarialnego walnego zgromadzenia przez jego przewodniczącego i notariusza w pewien czas po zakończeniu obrad. Powinien to być jednak okres krótki. Najlepiej, aby oba podpisy zostały złożone jeszcze tego samego dnia. W razie niemożliwości dotrzymania tak krótkiego terminu, dopuszczalne jest złożenie podpisów w dniu następnym. Jeżeli nie ma takiej możliwości, to w kolejnym dniu. Chodzi o to, żeby nastąpiło to bez zbędnej zwłoki, tak aby przewodniczący zgromadzenia, jak i sam notariusz, pamiętali jeszcze przebieg obrad.