Tryb sporządzania aktu notarialnego

Czynności poprzedzające sporządzenie aktu notarialnego

To, że akt notarialny jest sporządzany przez notariusza oznacza, iż to notariusz, a nie strony czynności prawnej, przygotowuje ten dokument. W praktyce wygląda to w ten sposób, że strony zamierzające dokonać czynności prawnej, najczęściej zawrzeć jakąś umowę, zlecają notariuszowi przygotowanie aktu notarialnego dokumentującego dokonanie tej czynności. Notariusz informuje strony o skutkach prawnych zamierzonej czynności oraz dokumentach niezbędnych do jej dokonania.

Obowiązek dostarczenia tych dokumentów notariuszowi ciąży na stronach czynności prawnej. Po uzgodnieniu warunków przyszłej czynności prawnej umówiony zostaje termin podpisania aktu notarialnego.

Odmowa sporządzenia aktu notarialnego

Notariuszom nie wolno jest dokumentować czynności sprzecznych z prawem. W przypadku takich czynności notariusz odmawia sporządzenia aktu. Osobie, której notariusz odmówił dokonania czynności notarialnej, a która nie zgadza się z zasadnością odmowy, przysługuje prawo wniesienia zażalenia do sądu okręgowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii notarialnej. Zażalenie wnosi się za pośrednictwem notariusza, który odmówił dokonania czynności notarialnej, tzn. odmówił sporządzenia aktu notarialnego.

Notariusz może nie nadać zażaleniu dalszego biegu, jeżeli uzna zażalenie za słuszne i podejmie się sporządzenia aktu. W przeciwnym razie notariusz obowiązany jest przesłać zażalenie sądowi z załączeniem własnego stanowiska w sprawie.

Sąd rozpoznaje zażalenie na rozprawie, stosując przepisy kodeksu postępowania cywilnego. Rozpoznając zażalenie na odmowę dokonania czynności notarialnej sąd okręgowy orzeka jako sąd II instancji.

Zażalenia na odmowę dokonania czynności notarialnych zdarzają się w praktyce raczej sporadycznie. Strony, którym jeden notariusz odmówił sporządzenia aktu, udają się najczęściej do innego notariusza i po kilku nieudanych próbach z reguły rezygnują z dokonania czynności.

Bywają oczywiście przypadki, że inny notariusz podejmuje się sporządzenia aktu, nie dostrzegając w planowanej czynności notarialnej sprzeczności z prawem. Jest to jednak sytuacja dość rzadka, gdyż notariusze są na ogół dobrze przygotowani merytorycznie, a praktyka notarialna przyjęta przez izby notarialne jest raczej spójna.

Warto w tym miejscu nadmienić, że notariuszowi nie wolno jest sporządzić aktu notarialnego także w sytuacji, gdy poweźmie wątpliwość, czy strona czynności dokumentowanej tym aktem ma zdolność do czynności prawnych.

Wymagania formalne aktu notarialnego

Akty notarialne powinny być sporządzane w sposób zrozumiały i przejrzysty. Niedopuszczalne jest dokonywanie w nich wywabień i wyskrobań. Wolne miejsca należy przekreślić. Zbędne wyrazy albo ich części przekreśla się w sposób umożliwiający ich odczytanie. Przekreślenia omawia się na końcu aktu przed złożeniem podpisów. Przekreślenia nieomówione uważane są za niedokonane.

Arkusze, na których sporządzono akt notarialny, powinny być ponumerowane, połączone i parafowane. Wbrew powszechnemu przekonaniu, na oryginałach aktów notarialnych nie stawia się żadnych pieczęci. Oryginały aktów notarialnych nie mogą być wydawane poza kancelarię notarialną. Po upływie 10 lat przekazuje się je na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.

Wypisy aktów notarialnych

Dokumenty, które notariusz wydaje stronom aktów notarialnych nazywają się wypisami. Wypis jest dosłownym powtórzeniem oryginału, z pominięciem poprawek i przekreśleń. Na końcu wypisu zaznacza się, komu i kiedy został on wydany.

Wypis podpisuje jedynie notariusz, opatrując go pieczęcią urzędową (okrągłą z godłem i nazwiskiem notariusza w otoku). Strony czynności cywilnoprawnej nie podpisują wypisów. Notariusz zamieszcza jednak na wypisie informację, że podpisy tych osób znajdują się na oryginale. W nagłówku wypisu zaznacza się, że dokument ten jest wypisem.

Wypis aktu notarialnego ma moc oryginału. Stanowi on, podobnie jak oryginał, dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Praktyka uczy, że w powszechnym odbiorze jest on często mylony z oryginałem aktu.

Na mocy art. 110 § 1 Prawa o notariacie wypisy aktu notarialnego wydaje się stronom tego aktu lub osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, a także ich następcom prawnym. Za zgodą stron lub na podstawie prawomocnego postanowienia sądu okręgowego, w którego okręgu znajduje się kancelaria notariusza, wypis aktu notarialnego może być wydany także innym osobom.

Elementy aktu notarialnego

Przepis art. 92 § 1 Prawa o notariacie wymaga, aby każdy akt notarialny zawierał następujące elementy:

1) datę sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie strony – godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania. Zamieszczanie w aktach notarialnych chwili ich rozpoczęcia i podpisania przydatne jest w razie konieczności wykazania kolejności dokonywania czynności prawnych dokumentowanych różnymi aktami. Dla przykładu, jeżeli osoba kupująca nieruchomość w tym samym dniu, w którym sprzedała inną nieruchomość, pragnie udokumentować, że środki na zakup pochodziły z wcześniejszej sprzedaży, może zażądać, aby notariusz umieścił w obu aktach godzinę i minutę ich rozpoczęcia i podpisania;

2) miejsce sporządzenia aktu. Zasadą jest, że akty notarialne przygotowywane są w kancelarii notarialnej. Tam też są odczytywane i podpisywane. Zdarza się jednak niekiedy, że akt notarialny sporządzany jest poza siedzibą kancelarii, np. w szpitalu, w którym przebywa osoba mająca go podpisać. Adres szpitala wpisuje się wówczas na pierwszej stronie aktu;

3) imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych, taka jak inny notariusz, emerytowany notariusz albo zastępca notarialny – także imię i nazwisko tej osoby;

4) dane podmiotów biorących udział w akcie notarialnym oraz ich przedstawicieli lub pełnomocników, przy czym notariusz obowiązany jest sprawdzić tożsamość oraz prawidłowość umocowania do działania wszystkich osób biorących udział w danej czynności prawnej, odnotowując w komparycji (rubrum) aktu notarialnego sposób stwierdzenia tożsamości tych osób;

5) oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty. Zasadą jest, że stan prawny nieruchomości będących przedmiotem obrotu ustala się nie tylko na podstawie oświadczeń złożonych przez właścicieli, lecz także na podstawie dokumentów urzędowych, takich jak prawomocne orzeczenia sądów, odpisy ksiąg wieczystych, akty notarialne itp.;

6) stwierdzenie – na żądanie stron – faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu, przy czym chodzi tu o fakty i okoliczności istotne jurydycznie, tzn. istotne dla dokonywanej czynności;

7) stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany. Akt notarialny przed podpisaniem powinien być odczytany przez notariusza albo przez inną osobę w jego obecności. Niedopuszczalne jest odczytanie aktu notarialnego w czasie nieobecności notariusza. Przy odczytywaniu aktu notariusz powinien przekonać się, że osoby biorące udział w dokumentowanej aktem czynności prawnej rozumieją jej treść i skutki, a ponadto, że dokonanie tej czynności zgodne jest z ich wolą. Na żądanie osób stawających do aktu powinny zostać odczytane także załączniki do aktu. W przypadku gdy stroną czynności prawnej dokumentowanej aktem notarialnym jest cudzoziemiec nieznający języka polskiego, notariusz przywołuje do aktu tłumacza przysięgłego, chyba że sam jest w stanie przetłumaczyć treść aktu na znany cudzoziemcowi język obcy, a znajomość tego języka przez notariusza została potwierdzona w sposób określony dla tłumaczy przysięgłych;

8) podpisy osób biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy jego sporządzaniu. Podpisy składa się na akcie w obecności notariusza. Powinny one zostać złożone w sposób umożliwiający zidentyfikowanie osób, które je złożyły. Zasadą jest, że osoby podpisujące akt umieszczają na nim swoje imię i nazwisko. Osoba nieumiejąca lub niemogąca pisać składa na akcie notarialnym tuszowy odcisk palca, obok którego inna osoba wpisuje jej imię i nazwisko, umieszczając obok swój własny podpis. Notariusz wyjaśnia w akcie przyczynę braku podpisu. Na życzenie osoby niewidomej, głuchej, niemej lub głuchoniemej, notariusz przywołuje do aktu wskazaną przez nią osobę zaufaną. Osoba zaufana również podpisuje akt;

9) podpis notariusza. Podpis notariusza jest ostatnim elementem każdego aktu notarialnego. Notariusz umieszcza obok swojego podpisu adnotację, że jest to podpis notariusza.

Gdy akt notarialny obejmuje przeniesienie własność nieruchomości notariusz składa wniosek o wpis nowego właściciela w księdze wieczystej. Czyni to za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe. Złożenie wniosku o wpis przez notariusza uważa się za złożenie wniosku przez stronę czynności notarialnej.

Jeżeli wniosek o wpis w księdze wieczystej podlega opłacie sądowej, a jest to sytuacja najczęstsza, notariusz pobiera od wnioskodawcy tę opłatę oraz wskazuje we wniosku o wpis w księdze wieczystej jej wysokość. Pobraną opłatę sądową notariusz przekazuje właściwemu sądowi rejonowemu.

Za sporządzenie wniosku i przesłanie go wraz z niezbędnymi dokumentami do sądu wieczystoksięgowego notariuszowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie w wysokości do 200 zł.

W akcie notarialnym zamieszcza się również informacje o wysokości i podstawie prawnej pobranych przez notariusza podatków, a także o wynagrodzeniu notariusza za sporządzenie aktu (taksa notarialna).

prof. UŁa dr hab. Ryszard Strzelczyk

Więcej na ten temat Ryszard Strzelczyk „Prawo nieruchomości” C.H. Beck Warszawa 2024

https://www.ksiegarnia.beck.pl/22268-prawo-nieruchomosci-z-testami-online-ryszard-strzelczyk